Programma

In deze editie van de Social Design Showdown draait alles om de samenwerking tussen ambtenaren en ontwerpers. Sprekers delen praktijkervaringen en inzichten over hoe beide werelden elkaar kunnen versterken, met als doel effectievere samenwerking te bevorderen. Deelnemers worden uitgedaagd om de verschillen en raakvlakken tussen beide werelden te onderzoeken, op zoek naar frisse ideeën en oplossingen voor toekomstige projecten. Het event biedt volop ruimte voor nieuwe perspectieven en concrete stappen vooruit.

Snijboon x Ministerie Sociale Zaken en Werkgelegenheid

Marina Lacroix (Ministerie Sociale Zaken en Werkgelegenheid) en Ruud de Voijs (Snijboon) delen hun ervaring van een recente samenwerking bij een onderzoek naar een inclusievere arbeidsmarkt. Kan je gebruik maken van de krachten van de ander om samen verder te komen? Wat maakt een samenwerking een succes?

• “Ambtenaren openen deuren en stimuleren samenwerking.”

• “Ontwerpers sprinten, maar ambtenaren weten dat de marathon het verschil maakt.”

Shoshin

Frens Pries (mede-oprichter van Shoshin) en Marijke Prins (programma manager) nemen je mee in de uitdaging van samenwerken tussen ontwerpers en ambtenaren. Ontwerpen en ambtelijk werken lijken soms ver van elkaar af te staan, maar wat gebeurt er als die werelden dichter bij elkaar komen? Ze onderzoeken of diepgaande kennis van elkaars wereld een kracht of juist een belemmering is, en hoe iteratief werken botst met bureaucratische processen. Samen gaan ze in op de vraag hoe je echte impact maakt binnen complexe organisaties en waarom stakeholdermanagement essentieel is om duurzame veranderingen te realiseren.

Break-outs “Ruimte voor samenwerking”

Tijdens dit event vonden er breakouts plaats over “ruimte voor samenwerking” met betrekking tot 3 thema’s:

• Verschil in macht

• Tijdsdruk

• Taal

In deze breakouts zijn eigen ervaringen gedeeld, hoe daarvan te leren valt en hoe deze inzichten vertaalbaar zijn naar breder toepasbare lessen.

Terugblik

Auteur(s): Inez van Winden, Ype de Boer

Tijdens het event bespraken deelnemers in de uitdagingen rond macht, tijdsdruk en taal in de samenwerking tussen ontwerpers en ambtenaren. Belangrijke conclusies waren dat duidelijke communicatie over machtsverhoudingen en begrip voor elkaars tijdspercepties cruciaal zijn. Ook bleek investeren in heldere taal en uitleg van jargon essentieel voor betere samenwerking. Hoewel er nog geen oplossingen zijn, vormen de gedeelde inzichten een stap vooruit.

Klik hier om de foto’s van het event te bekijken.

Macht

“Soms moet de opdrachtgever zichzelf ook verantwoorden.”

Het spel van macht speelt zich overal om ons heen af. Macht om bepaalde keuzes door te voeren, richting te geven of sommige stemmen meer mee te laten tellen dan anderen. Er zijn veel verschillende machtsverhoudingen in onze projecten. Tussen de ontwerper en de ambtenaar, de inkoper en de procedure, de politiek en de ambtenaar en onderling tussen ambtenaren. Tijdens de breakouts leek het onmogelijk om tot “opgeloste” casussen te komen, wat betekent dat er nog een weg te gaan is. Desondanks zijn er waardevolle inzichten uitgekomen die een bijdrage leveren aan verdere vooruitgang. 

“Het definiëren van kracht, rol en positie is waardevol. Wees er open over. Blijf elkaar ook bevragen om elkaar zo goed mogelijk te begrijpen.”

Duidelijkheid scheppen over wanneer bij wie de macht ligt, wat de machtsverschillen zijn en welke machten er druk uitoefenen, is een iteratief proces. Door een project heen blijft dit schommelen. De kracht van open blijven communiceren moet hier dan ook niet onderschat worden. De ruimte van samenwerking kan ook mede gecreëerd worden door je kwetsbaar op te stellen over dingen die je niet weet. Macht is geen alwetendheid. Open communicatie over de kwetsbaarheid die bij macht kan komen kijken verkleint de afstand tussen machtsverschillen.

“Laten zien wat je kan bereiken als je iets op een bepaalde manier aanpakt.”

Aan de andere kant is een praktisch advies ook om door middel van voorbeelden inzicht te geven in bepaalde keuzes. Een verschil in macht hoeft niet negatief te zijn. Het kan juist helpen om een project vooruit te brengen, bijvoorbeeld doordat knopen sneller doorgehakt kunnen worden of er efficiënter kan worden geschakeld. Uiteindelijk zorgen vertrouwen, begrip, en helderheid op het gebied van rolverdeling ervoor dat het verschil in macht door een proces heen niet als een beperkende factor, maar als een bevorderende factor werkt. 

Tijdsdruk
Op het gebied van tijdsdruk hebben ambtenaren en ontwerpers een verschillende belevingswereld. Er is sprake van een botsing in perceptie van tijd. Zo wil de één beslissingen maken en door met het proces, terwijl de ander juist ruimte en stabiliteit opzoekt. Uiteindelijk is het gebrek aan vertrouwen in elkaars werkmethode datgene wat de meeste tijd vreet.

“De ontwerper is een sprinter, de ambtenaar een marathonloper.”

Beide kanten van het verhaal hebben zo zijn voor- en nadelen. Korte sprints maken plaats voor actie met snelle tussenresultaten. Aan de andere kant hoeft niet alles in sprints, zo is de maatschappelijke waarde van traagheid van de gemeente, stabiliteit. Tijd is geld en traagheid is verlies, maar tijd biedt ook zekerheid, met name in ambtelijke rollen die afhankelijk zijn van politieke keuzes en deadlines.

“Tijd is een paradox, zowel te veel als te weinig is problematisch”

Door tijdsbeleving openlijk te bespreken kunnen ambtenaren en ontwerpers een kijkje nemen in elkaars denkwereld. Zowel de definitie van tijd, de rekbaarheid en verwachtingsmanagement zijn onderwerpen die nog te weinig aan bod komen bij samenwerkingen. Elkaar meenemen in planningen zou begrip kunnen stimuleren voor het verschil in elkaars systeemwereld. Het is nuttig om na te denken over hoe tijd gevisualiseerd kan worden, zodat beide partijen een vergelijkbaar beeld hebben. Wanneer beide partijen elkaars tijdsbeleving leren waarderen, ontstaat er een goede balans tussen snelheid en stabiliteit, waardoor samenwerking niet alleen efficiënter maar ook effectiever wordt.

Taal 

“Er zit veel gelaagdheid in taal en communicatie, op elk vlak van de samenwerking.”

Taal, een van de meest basis vormen van communicatie, maar een met vele gezichten. Zonder een helder beeld te hebben van welke taal de ander spreekt, wordt het moeilijk communiceren. Tussen ontwerpers en ambtenaren is dat niet anders. Ieder heeft zijn eigen jargon, maar ook binnen de groepen spelen andere achtergronden en expertises een rol. Zo kijken niet alle ontwerppraktijken op dezelfde manier naar het begrip ‘ontwerper’. En het vinden waar die taalbarrière dan ligt is een uitdaging op zichzelf. Bewustzijn van deze bubbel en wat dat voor jou en je omgeving betekent is de eerste stap naar betere communicatie.

“Iedereen heeft zijn eigen jargon, durf te vragen!”

De sleutel tot het overbruggen van deze taalkloof ligt in het vroegtijdig investeren van tijd in communicatie en opzij schuiven van verlegenheid. Bespreek van tevoren verwachtingen, begrippen en zorg ervoor dat gedurende het proces voortdurend wordt gecontroleerd of beide partijen dezelfde betekenis aan begrippen toekennen. Er werden verschillende methoden besproken om dit te bereiken, zoals het opstellen van een gezamenlijke tijdlijn met mijlpalen van beide kanten, het vastleggen van tussentijdse deliverables en het systematisch hanteren van briefing en debriefing.

“Het beeld is samen te maken.”

De samenwerking tussen ambtenaren en ontwerpers is een symbiose. Het is een wisselwerking tussen makers en mogelijkmakers. “Ontwerpers en ambtenaren moeten hand in hand gaan ten behoeve van een transitie in overheidsland.” En ook de taal binnen deze wisselwerking kan herdefinieerd worden om duidelijkheid te scheppen binnen de samenwerking. Verschillende rollen kunnen als communicatoren werken zo is de ontwerpende ambtenaar dé brug tussen de twee woordenboeken. Meer weten? Hou de socials in de gaten voor SDS 19 “de ontwerpende ambtenaar.’’

Locatie

Humanity Hub

Fluwelen Burgwal 58

2511 CJ Den Haag

14:30 Inloop
15:00 Plenaire Kick-off
15:15 Case 1: Snijboon
15:35 Case 2: Shoshin
16:00 Break-outs
17:20 Wrap-up
17:30 Borrel

Partners

Dit event is mede mogelijk gemaakt door PONT, Het Makers Collectief van het Ministerie van Justitie en Veiligheid, AgendaStad en Afdeling Buitengewone Zaken.