Tijdens event #19 duikten we in de wereld van de dubbelrol van de ontwerpende ambtenaar. Deze interne ontwerpers weten als geen ander hoe de wereld van creativiteit zich vermengt met de wereld van beleid. Tijdens het event presenteerden we praktijk cases uit verschillende overheden en reflecteren we samen op de kansen voor ontwerpkracht binnen de overheid:
Wat kunnen we leren van deze ontwerpende ambtenaren?
Welke kwaliteiten heeft intern werken? En wanneer belemmert het misschien?
En wat leert ons dat over de organisatievormen om ontwerp in te zetten voor maatschappelijke vraagstukken?
Ontwerp is binnen de overheid in vele vormen in te zetten: je kan een extern bureau inhuren, een ontwerper inschakelen op een project of intern een volledig ontwerpteam opbouwen.
In eerdere bijeenkomsten leerden we metaforisch over de ‘sprintende’ ontwerper vs. de marathon lopende ambtenaar. Dit keer verkenden we daarom het format van de ‘estafetteloop’ en keken we in welke fase welke vorm van ontwerp het meest geschikt is voor de grote maatschappelijke transities.
Terugblik
Auteur: Inez van Winden
Tijdens SDS19 kwamen verschillende perspectieven samen om te praten over de rol van ambtenaren en ontwerpers binnen en buiten overheidsinstellingen. De middag stond in het teken van uitdagingen en persoonlijke praktijkcases. Door middel van visuele tijdlijnen als gesprekstools en interactieve breakouts werd er openlijk uitgewisseld en onderzocht hoe beide werelden elkaar kunnen begrijpen en versterken. Het was een middag vol nieuwsgierigheid, samenwerking en nieuwe inzichten! We vatten de highlights voor jullie samen:
Samenwerken tussen verschillende werelden
Werken aan veranderingen in organisaties waar ambtenaren en externe ontwerpers elkaar ontmoeten, biedt veel mogelijkheden, maar brengt ook de nodige uitdagingen met zich mee. Ambtenaren hebben vaak een diepere en bredere kennis van de politieke context, inclusief beleidsregels en gevoeligheden, terwijl externe ontwerpers vaak minder bekend zijn met het systeem en de dynamieken waarvoor zij ontwerpen. Dit leidt soms tot verschillende kaders en verwachtingen. Het doel is om binnen deze kaders te werken zonder creativiteit en vrijheid in te leveren. Externe ontwerpers zijn de ondersteuners van verandering en bieden de tools hiervoor, terwijl de ambtenaar de organisatie in beweging krijgt.
“Ontwerpers kunnen een hoop leren over verandermanagement, zonder verander manager te worden.”
De mate waarin de ambtenaar in deze samenwerking de rol van verandermanager speelt, verschilt per project. Soms ligt de kracht juist in het optreden als sparringpartner, die ruimte creëert voor dialoog en regelmatig tijd vrijmaakt voor co-creatie sessies. Een belangrijke uitdaging is het leren begrijpen van elkaars taal. Waar ontwerpers zich moeten verdiepen in de ambtelijke wereld, worden ambtenaren uitgedaagd om los te komen van vaste structuren en processen. Het omgaan met onzekerheid, vooral wanneer het eindresultaat niet vaststaat, kan spannend zijn voor wie verantwoordelijkheid draagt. Vertrouwen vormt daarbij een onmisbare basis.
“Als externe ontwerper moet je je ook bewust zijn van het ambtelijke speelveld en strategie kunnen gebruiken.”
Het is een uitdaging voor externe ontwerpers om impact vanuit ontwerpvaardigheden en ideeën blijvend te verankeren in de organisatie. Dit kan zowel bottom-up, door samen te werken met enthousiaste uitvoerende ambassadeurs, als via het brede midden, of via hogerop. Discussie luidde dat het meestal een mix is, maar hoe zorg je voor een goede balans hierin?
“Wanneer is het té strategisch en moet je je handen er vanaf trekken als ontwerper om je eigen rol helder te houden in de organisatie?”
Hoewel er natuurlijk grenzen zijn, verdient de aanname dat externe ontwerpers niet meedenken over interne processen heroverweging. Evenmin klopt het beeld dat instanties opdrachten uit handen geven zonder verdere betrokkenheid. In essentie staan de deuren wijd open om tijdens een samenwerking in elkaars werelden te stappen: die van de ambtenaren en die van de ontwerpers. Toch is er een tussenrol die standvastig geworteld is met één been in elk van beide werelden.
De bruggenbouwer
De interne ontwerper vormt de brug tussen twee werelden. Deze persoon begrijpt de interne dynamiek van de overheidsorganisatie en kan gemakkelijk contact leggen met de doelgroep. De interne ontwerper vertaalt en verbindt tussen beide partijen en vult aan waar nodig. Zo inspireert hij of zij ambtenaren om open te staan voor nieuwe werkwijzen en helpt ontwerpers de werking en structuur van de overheid beter te begrijpen. Bovendien beschikt de ontwerpende ambtenaar over waardevolle toegang tot het interne netwerk.
“De ‘interne ontwerper' is eigenlijk een heel breed spectrum van ambtenaren die op een manier ontwerpend denken en zijn essentieel voor elk samenwerkingstraject.”
De interne ontwerper is daarnaast een pionier. Er wordt gewerkt aan het introduceren van ontwerpdenken in een omgeving die vaak terughoudend is tegenover ontwerpen, zoals overheidsinstanties. Hierbij kan draagvlak gecreëerd worden voor het inzetten van externe ontwerpers. De ontwerpende ambtenaar speelt een sleutelrol in het doorbreken van vastgeroeste structuren en heeft de invloed om de werkwijze binnen de organisatie echt te veranderen.
“Zorg dat je zelf niet alleen de brug bent.”
Vergeet niet dat de interne ontwerper niet alleen een verbindende pionier is, maar ook een autonome ontwerper. Het is daarom goed om te erkennen dat externe ontwerpers niet altijd nodig zijn voor een ontwerptraject binnen de overheid. De interne ontwerper combineert ontwerpvaardigheden met diepgaand inzicht in de organisatie, wat in veel gevallen voldoende kan zijn. De toegevoegde waarde van externe ontwerpers ligt vooral in hun andere expertise, hun frisse kijk op de organisatie en hun vermogen om gemakkelijker buiten de gebaande paden te denken. Dit kan vaak waardevol zijn, maar is niet in elke situatie noodzakelijk om een probleem op te lossen.
Hoe bereik je een succesvolle samenwerking?
De ideeën voor een betere samenwerking richtten zich tijdens de discussies op een paar belangrijke thema's: betrokkenheid, vertrouwen, verwachtingen en interesse. Vooral bij samenwerkingen tussen verschillende disciplines is het essentieel om interesse te blijven tonen in elkaar en de omgeving. "Shared curiosity" (gedeelde nieuwsgierigheid) is een sterke drijfveer, samen met de bereidheid om te luisteren en van elkaar te leren. De volgende stap is om je in de ander te kunnen verplaatsen en samen te werken op een transdisciplinair niveau.
"Creëer vooral vertrouwen, want er is een gezamenlijk doel."
Vertrouwen is een terugkerend thema. Vertrouwen in elkaar, in het proces en in elkaars werkwijzen verhoogt de effectiviteit van de samenwerking. Dit vertrouwen bouw je op door goede communicatie, transparantie over sterke punten en uitdagingen, en inzicht in hoe beide partijen elkaar kunnen aanvullen. Daarnaast is het belangrijk om duidelijke verwachtingen te scheppen en regelmatig te evalueren of deze worden waargemaakt. En regelmatig inchecken en reflecteren helpt om de samenwerking soepel te laten verlopen. Meer hierover is te lezen in de terugblik van SDS18.
Wat staat er nu op de planning?
We hebben ons tot nu toe gericht op samenwerking tussen verschillende domeinen en op de rol van mensen die verankerd zijn in twee werelden. De verbindende en pionierende rol van de interne ontwerper helpt openheid te stimuleren, vertrouwen op te bouwen en vaste structuren te doorbreken. Deze rol is van belang bij het samenbrengen van interne en externe partijen, waardoor samenwerking mogelijk wordt, zelfs als het uitdagend is. Ook binnen één gedeelde visie kunnen uitdagingen ontstaan. Aankomende Social Design Showdown richt zich daarom op de vraag: hoe kunnen ontwerpers samenwerken en hun krachten bundelen?
Programma
Nadiye Çakir (Ministerie Justitie en Veiligheid)
Nadiye is strategisch ontwerper bij de Directie Innovatie Kennis en Strategie, Ministerie van Justitie en Veiligheid. In Justitieel Complex Zaanstad houdt Nadiye zich bezig met de ingezette verandering vanuit de ontwerpende aanpak naar een volgende niveau te tillen. Hier zitten enorm veel kanten aan! Hoe borgen we zoiets? En hoe zorgen we ervoor dat we niet alleen bottom-up of top-down te werk gaan, maar op allerlei momenten op allerlei niveau’s de juiste beweging in gang zetten?
Marieke L’Ortye (PONT) & Joost Loef (DPC)
Hoe kunnen ontwerpende ambtenaren en hun interne opdrachtgevers met nog meer impact samenwerken? Met deze vraag als uitgangspunt zijn PONT en de Dienst Publiek en Communicatie (DPC) een CASI-gedragstraject gestart, met én voor op inhouse ontwerpers. We onderzoeken welke gedragsveranderingen bij zowel ontwerpende ambtenaren als hun samenwerkingspartners kunnen bijdragen aan betere resultaten. Het doel is om interventies en communicatiemiddelen te ontwikkelen die ontwerpers direct kunnen inzetten bij nieuwe samenwerkingen.
Tijdens deze SDS nemen Marieke L'Ortye van PONT en Joost Loef van DPC je mee in de resultaten tot nu toe.
Eline van Schaik, Roos Hendrikx - de Hoog (Supportteam Innovatie, Ministerie Sociale Zaken en Werkgelegenheid), Jesse Geurtsen (Komovo) & Eva Oosterlaken (Studio Futurall)
De ontwerpbureau’s Komovo en Futurall hebben samen met het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid middels ontwerpend onderzoek toegewerkt naar een expositie over de toekomst van werk: Werkplaats 2040. In deze expositie nodigen we bezoekers uit na te denken over de toekomst van hun eigen werkende leven. Aan de hand van een toekomst framework worden vier werelden geschetst. De opgehaalde input wordt verzameld, geanalyseerd en vertaald naar input voor beleidsontwikkeling. De betrokken ontwerpers en ambtenaren vertellen over hun samenwerking in dit traject.
Locatie
Zuid Hollandlaan 7
2596 AL Den Haag
Deze bijeenkomst is bedoeld voor:
ambtenaren die met ontwerpers (willen) samenwerken
ambtenaren die nieuwsgierig zijn naar een vernieuwende aanpak
ontwerpers die in dienst zijn van de overheid
ontwerpers die in samenwerking met overheidsorganisaties werken
Partners
Deze bijeenkomst wordt dit gesteund en georganiseerd in samenwerking met de Publieke Ontwerppraktijk PONT, Spaces, het Supportteam Innovatie van ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en Afdeling Buitengewone Zaken.
