Het event is mede mogelijk gemaakt door Afdeling Buitengewone Zaken, Rijks Innovatie Community, Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en Innovatieprogramma Agenda Stad.
Thema
Deze SDS editie staat in het teken van matchmaking. Matchmaking tussen social designers en rijksambtenaren. Welke aannames hebben we over elkaar? Hoe kunnen we het beste samenwerken? Wat kan ontwerp betekenen? En hoe zorg je dat ontwerp aansluit bij de verwachtingen? Dit event wordt op locatie in Den Haag gehost en staat in het teken van dialoog. In kleine groepen gaan we in gesprek over de vooroordelen die er zijn tegenover elkaar en hoe we het beste samenwerken.
Het event wordt georganiseerd in samenwerking met het ministerie van Binnenlandse Zaken ( AgendaStad/ Loket Ontwerpkracht), de RijksInnovatieCommunity en ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (afdeling innovatie).De doelgroep voor dit event zijn social designers enerzijds (de SDS community) en rijksambtenaren anderzijds. Deze rijksambtenaren hebben al een keer met(social) designers gewerkt en zijn dus niet volledig blanco. We trachten op voorhand aannames op te halen over rijksambtenaren en social designers en gebruiken dit als input voor het event. Deze ‘stereotypes’ zijn ons startpunt voor een zinvolle dialoog over “wat kan je met ontwerp?” en “hoe kan je social design beter inzetten”?
Durf jij de ontmoeting aan? Mis dit event dan niet!
Locatie
Spaces Rode Olifant, Zuid Hollandlaan 7, 2596 AL Den Haag, Meeting Room 5
Het programma
14:30 Inloop
15:00 Introductie
15:10 Sprekers
15:50 Dialoog & match-making
17:00 Wrap-up & borrel
Sprekers
Update
14 jul.
Author: Jan Belon
Ontwerper x ambtenaar…
De samenwerking tussen ontwerpers en overheden is steeds vaker onderwerp van gesprek. Maar wat is er nu echt voor nodig om die samenwerking goed tot stand te laten komen en ook te laten werken? Hoe kunnen de twee disciplines elkaar versterken om die taaie, maatschappelijke vraagstukken aan te pakken. Dat is het vraagstuk waar 70 ontwerpers en Rijksambtenaren op dinsdag 27 juni 2023 met elkaar over in gesprek gaan.
In het statige Amsterdamse School pand, Rode Olifant in Den Haag, komen we fysiek bij elkaar. In Den Haag, want dat is dicht bij de ministeries natuurlijk. En fysiek, want WebEx en Teams calls hebben we al genoeg gehad de afgelopen twee jaar. In deze bijeenkomst staat de informele ontmoeting centraal. Geen hoogdravende lezingen en theorie, maar praktische voorbeelden, een positieve houding en een focus op menselijke interactie. Dat zijn de ingrediënten voor de middag.
Tips & tricks
Om het gesprek op gang te brengen wordt bij binnenkomst iedereen vakkundig in haar/ zijn hokje geplaatst als ambtenaar of ontwerper. Er blijkt ook een categorie van ontwerpende ambtenaren, zij zitten meteen in een dubbelrol.. De keuze is aan hen: kleur bekennen, of eindigen met twee key cards om hun nek. Die labels spelen een grote rol vanmiddag: ze bevatten namelijk de onomwonden wederzijdse aannames over ‘elkaar’. Een bloemlezing uit de keycards:
Ambtenaren zijn
star
deel van een complex krachtenveld
tijdelijk
geëngageerd
…
=Ontwerpers zijn…
chaotisch, onvoorspelbaar
creatief, scheppers van tussenruimte
eigenwijs
niet praktisch
…
Wat opvalt is dat de wederzijdse aannames vaak sterk complementair zijn. “Amatch made in heaven” zou je denken, of de aanleiding voor fricties in de samenwerking? De middag zit vol energie en wat overduidelijk is, is de enorme welwillendheid om er samen wat van te maken. Dat is alvast een goede basis voor werken in wederzijds vertrouwen. Aan het einde van het event vroegen we deelnemers naar hun grootste inzichten. We vatten ze samen in deze prioriteitenlijst van acht handzame tips:
1. Bied ruimte voor samenwerking
2. Laat zien wat wèl kan
3. Ga het ervaren of kijk eens mee
4. Kijk naar de persoon, niet naar de functie
5. Plan een kennismaking bij een aanbesteding
6. Bespreek je aannames open met elkaar, leer elkaar kennen
7. Ga in gesprek met in-house ontwerpers bij de overheid
8. Zorg voor meer kennis van ambtelijke processen bij ontwerpers
Presentatie: Ontwerp bij de Algemene Rekenkamer
Linda Meijer-Wassenaar neemt ons als aftrap mee in het ontstaan en de ontwikkeling van de Design Audit Studio (DAS), een 4FTE koppig ontwerpend onderzoeksteams bij de Algemene Rekenkamer. Ze vertelt over haar zoektocht als beeldmakende auditor naar het vormen van een team en de ontwikkeling om eerder in het maakproces betrokken te worden. Een herkenbaar verhaal voor vele ‘in-house’ ontwerpers… Het begint met het ontmantelen van het klassieke beeld van de ontwerper als ‘uitvoerende’ kracht. De creatieveling die wel even een ‘sausje’ over het rapport giet en een infographic maakt van de geschreven teksten.
Linda beschrijft hoe ze door middel van interne sessies de beeldvorming over ontwerpers langzaam omvormde. En hoe ze met een interne sponsor in het bestuur er in slaagde om ontwerp een wezenlijke positie te laten verwerven in de interne werking van de Rekenkamer. De transitie van uitvoerend naar strategisch is cruciaal om ontwerp echt tot zijn recht te laten komen. Tegenwoordig wordt de DAS bij aanvang van een rekenkameronderzoek betrokken om nieuwe handelingsperspectieven te ontdekken en de mensgerichte blik in te bedden.
Dialoog: Onconventioneel Onderzoek
[Nvdr: onderstaande beschrijving is deels gebaseerd op de presentatie en deels op de voorbespreking met de sprekers]
Reina Kloosterman, coördinator cluster Kennis & Onderzoek bij Ministerie SZW gaat in dialoog met Gordon Tiemstra, social designer en co-founder van social design bureau Afdeling Buitengewone Zaken. “Onconventioneel, wat is dat eigenlijk?” Reina en Gordon werken samen in een onderzoeksproject “onconventioneel onderzoek” over vernieuwende ideeën bij Kinderopvang/ Toeslagen.
Gordon: “Dit onderzoek is atypisch voor de opdrachtgever. In de offerteaanvraag staat letterlijk dat we van de opdrachtnemer een ‘onconventionele en creatieve’ aanpak vragen. Dat klinkt arbitrair. Voor ontwerpers is dit second nature, voor de ander is dit ver buiten de comfort zone”
Reina: “Wees alert op te strakke opdrachtomschrijvingen in de onderzoeksaanvragen. Het kan bijv. voorkomen dat er al te veel richting oplossingen geschreven wordt. Het is bij de ambtenarij niet vanzelfsprekend een opdracht te geven met een totaal open en onbekende uitkomst.”
Reina vervolgt: “In een ambtelijke organisaties wordt snel geroepen “kan niet”. Omdat financiële middelen niet voorhanden zijn, het uitvoeringstechnisch niet mogelijk is, het politiek niet haalbaar is, enz. Hoe ga je daar als ontwerper mee om? Doe je concessies op oplossingsrichtingen (binnen de kaders van de opdrachtgever) of maak je dat vooraf kenbaar met het risico de opdracht niet te krijgen? Het was sterk dat A/BZ tijdens de selectie expliciet aangaf géén concessies te doen op de haalbaarheid van oplossingen.”
Aanbestedingsprocedure
Vertrouwen in de samenwerking begint al bij de aanbesteding. Vanuit de overheid zijn er strakke kaders voor een aanbestedingsproces: er is geen contact mogelijk tussen ambtenaren en onderzoekers over de offerteaanvraag, er wordt geen informatie gedeeld over welke andere onderzoeksbureaus zijn aangeschreven, vragen over de offerte zijn anoniem, enz. Ook voor de ambtenaar is dat soms lastig opereren. “Even de telefoon pakken om te sparren, kan helaas niet”.
Gordon: “Een pitch kunnen doen was heel prettig! Een gesprek, eerste contact, nadat de schriftelijke aanbesteding is ingediend; veel van deze projecten gaat om gevoel, om mensen. Toch fijn om elkaar dan even in de ogen aan te kijken als kernteam van ambtenaren en ontwerpers. Tenslotte moet je gaan samenwerken, dan moet je op 1 lijn zitten met die mensen, als één team.”
Reina: “Het heeft heel veel moeite en tijd (circa een jaar) gekost om dit onderzoek überhaupt te laten plaatsvinden: heel veel mensen moesten overtuigd worden van nut en noodzaak van het onderzoek, het soort onderzoek, de kosten, enz. Dit is een belangrijk inzicht voor ontwerpers: wanneer jij begint is de opdracht al een hele tijd bezig.”
Het politieke krachtenveld
“Ontwerpers zijn soms een ongeleid projectiel” was één van de aannames die preikte op een key cord van een deelnemer. Dat kan uitdagend zijn als je in een delicaat krachtenveld van bestuur en politiek opereert….
Reina: “Weet dat ook tijdens het onderzoek voortdurend meegekeken wordt vanuit het ‘krachtenveld’. Er zijn meestal veel verschillende partijen (met verschillende belangen) die de resultaten van het onderzoek nauwlettend in de gaten houden.”
Gordon: “Je kan wel stoer doen, maar wat levert het op? Wij voelen de politiek niet die jullie dagelijks voelen. Ik deel graag snel dingen, heb een transparante houding en iedereen mag meedoen. Tegelijkertijd zijn er veel belangen, andere programma’s, verbetertrajecten, ellebogenwerk, verantwoordelijkheden (of juist niet) - wie mag zich hiermee wel/niet bemoeien. Dat voelt soms als een mijnenveld dat voorbijgaat aan de doelgroep waarmee we aan tafel zitten en die dringend een verbeterd systeem nodig hebben. Zeker aan het interne team van ontwerpers/ onderzoekers zonder politieke ervaring is dit moeilijk uit te leggen.”
“Het krachtenveld van politiek is gevoelig. In deze casus zie je dat de opdrachtgever de ontwerpers daar echt in meeneemt: “Gordon, dit moet je nu effe niet zeggen” ; het ambtenaren team wil ook dat het een succes is: zij zorgen dat de ontwerpers goed kunnen werken. Ik voel me als ontwerper heel veilig met zo een opdrachtgever om me heen. De opdrachtgever geeft duidelijk grenzen aan bij de commissies (het moet onconventioneel en vernieuwend zijn volgens de initiële afspraak). Je hebt een goede ambassadeur nodig binnen het ministerie!”
Lees-, doe- en netwerk tips!
Wil je deelnemers van het event terugvinden? Iedereen die lid wordt van de Social Design Showdown LinkedIn Group kan online in contact komen met elkaar!
Er is een grote rol weggelegd bij zgn. makelaarsrollen die ontwerpers en overheden met elkaar kunnen verbinden. Een aantal relevante teams en initiatieven om in de gaten te houden:
Het Supportteam innovatie bij Ministerie van SZW
Loket Ontwerpkracht bij Ministerie van BZK
Sluit je als ambtenaar aan bij community platform RIConline van de Rijks Innovatie Community
Volg Agenda Stad, de samenwerking van het Rijk, steden en stakeholders gericht op het versterken van groei, innovatie en leefbaarheid van Nederlandse steden.
Leestips!
Bouwen aan synergetische samenwerkingen, van Arkel, T.; Tromp, N. (2023)
Presentatie SDS14 Algemene Rekenkamer, Meijer-Wassenaar, L. (2023)
Doe tips!
Het Public Design Wiel, Ministerie van Algemene Zaken, DPC (2020)
Innoveren met Impact - Innovatie toolkit, Rijksorganisatie ODI (2023)
Bouwstenen en interventies voor synergetische samenwerkingen (2022)
Benieuwd naar de foto’s die gemaakt zijn tijdens het event?
Bekijk alle 40+ foto’s via deze link .