Event #12 Beyond Projects
Author: Shay Raviv, co-host of the event Beyond Projects
Scroll down for the English version and for the video of the event!
Hoe kunnen we voorbij projecten gaan?
De laatste decennia zijn ontwerpers geloofwaardiger geworden in hun vermogen om complexe maatschappelijke uitdagingen aan te pakken. Er zijn grote samenwerkingsverbanden ontstaan in projecten voor het algemeen belang, waarbij ook ontwerpers betrokken zijn. We stellen echter vast dat slechts enkele concepten de tand des tijds overleven.
Waar ontmoeten impact en uitvoering elkaar? Welke benaderingen van implementatie en continuïteit zouden we kunnen identificeren? En wat kunnen we leren van initiatieven die momenteel worden uitgevoerd? Dit zijn enkele van de vragen die we aan de orde stelden tijdens de 12e editie van Social Design Showdown, gehost door New Metropolis Amsterdam. Dit evenement was een moment van kennisdeling, reflectie en uitwisseling. Het vloeit voort uit verschillende onderzoekstrajecten naar implementatie en duurzaamheid op het gebied van social design. Het werd georganiseerd in samenwerking met Shay Raviv, als onderdeel van het onderzoeksproject 'Beyond Projects', in samenwerking met What If Lab, Social Design Showdown, en Studio The Anderen, ondersteund door het Creative Industries Fund NL.
Plenaire programmaoverzicht
Designonderzoekers Shay Raviv en Noor Boostma trapten het evenement af door dieper in te gaan op de lessen uit hun lopende onderzoek. Hun presentatie begon met het behandelen van kritische vragen over continuïteit en het expliciet maken van het huidige probleem waarmee de sector wordt geconfronteerd - veel projecten blijven ideeën met een groot potentieel maar worden niet verder gerealiseerd en geïmplementeerd. Vervolgens deelden zij de opzet van het onderzoek en de betrokken partijen. In hun presentatie gaven zij een kort overzicht van hun belangrijkste bevindingen op basis van de structuur van het essay waaraan zij momenteel werken. Zij deelden vier manieren om implementatie op te vatten als een continu proces (realisatie, transformatie, actualisatie en onderhoud). Deze vier opvattingen hebben betrekking op de vraag wat we bedoelen als we het hebben over de implementatie van social design.
Vervolgens deelden ze de belangrijkste belemmeringen voor implementatie, gebaseerd op cases en interviews met ontwerpers. Via deze barrières bespraken ze waarom veel initiatieven moeite hebben om verder te gaan dan projecten. Ze legden bijvoorbeeld uit hoe ontwerponderwijs gebaseerd is op kortetermijnprojecten die ontwerpers opleiden om snel door te gaan naar het volgende. Ten slotte deelden zij de vijf benaderingen van continuïteit die zij uit het onderzoek concludeerden: ingebed, onafhankelijk, intern, methodologisch en plaatsgebonden. Deze benaderingen verwijzen naar de entiteit die de ontwerper of het initiatief aanneemt bij de overgang naar implementatie en kunnen van toepassing zijn op verschillende outputs en soorten initiatieven. Door zich vanaf het begin van het project bewust te zijn van de benaderingen, hopen Shay en Noor dat ontwerpers en hun partners enkele van de belemmeringen voor duurzame implementatie die initiatieven momenteel ondervinden, kunnen overwinnen. Het essay Beyond Projects wordt begin maart online gepubliceerd.
Gerdine van Ramshorst, adviseur verandermanagement bij het Agis Innovation Fund, deelde de lessen uit de impactstudie van de Chronicle Health subsidie. Terugkijkend op dit tweejarige programma in samenwerking met het Creative Industries Fund NL, besprak Gerdine hun aanpak van impact evaluatie. Ze deelde de verkregen inzichten over de toegevoegde waarde van het werken met ontwerpers aan vraagstukken rond gezondheid. Gerdine benadrukte het belang van het collaboratieve ontwerpproces, dat door de partners van de ontwerpers als zeer waardevol werd ervaren. Verder deelde ze de eerste lessen die ze had geleerd over duurzaamheid in sociale ontwerpinitiatieven. Gerdine bood een nuttig model aan dat zij ontwikkelde om de waarde van sociale ontwerpinitiatieven in kaart te brengen, zelfs in de vroege fase van het ontwikkelingsproces. Via dit instrument raadt zij ontwerpers aan de waarde van het initiatief expliciet te maken, om hun stakeholders aan boord te krijgen voor de volgende fase. Tot slot voegde Gerdine verschillende punten toe over wat continuïteit en implementatie mogelijk kan maken, zoals het oprekken van vaardigheden, het oefenen van geduld, en het opbouwen van een sterk netwerk rond het initiatief.
Lotte de Haan belichtte het proces van inbedding van Fysiek Fabriek binnen de zorgorganisatie Focus. Zij begon met een korte introductie van het initiatief, dat zij samen met Aurore Brard ontwikkelde, en het traject waarin zij zich sinds de start met Fysiek Fabriek hebben verdiept. Lotte nam het publiek mee in hun aanpak van de ingebedde implementatie, de stappen die zijn gezet, de uitdagingen en de stand van zaken. Lotte benadrukte het belang van het intern en extern pleiten voor het initiatief door momenten van uitwisseling te initiëren en ambassadeurs voor het initiatief te vinden. Ook deelde zij de verschillende manieren waarop zij met Fokus tot wederzijds eigenaarschap van Fysiek Fabriek zijn gekomen. Ze wees op het belang van het visueel documenteren van je ontwerpproces. Haar verhaal gaf een zeer praktische kijk op wat implementatie kan betekenen, de verschillende acties die bij het proces komen kijken en waar ontwerpen rekening mee moeten houden als ze een nieuw initiatief starten met de ambitie om het te verankeren in een organisatie.
Belangrijkste punten van de breakoutsessies
Na het plenaire gedeelte werkten we verder in kleine groepen tijdens de offline en online breakout-sessies. Dit waren de breakout sessies en de belangrijkste takeaways van elke breakout:
Break-out 1: met Gerdine van Ramshorst - Hoe maak je de waarde van social design initiatieven expliciet?
Gerdine deelde een model voor het in kaart brengen van de waarde van een social design initiatief, als een manier om een impact expliciet te maken. Dit model wil aansluiten bij het open karakter van ontwerpprocessen. In deze breakout sessie bespreekt de groep dat onvoorspelbare resultaten van een initiatief (een aspect van Gerdine's impact mapping tool) ook negatief kunnen zijn. In dat geval is de ontwerpmethode eigenlijk niet afgestemd op de maatschappelijke vraag. Bijvoorbeeld; de methode kost te veel tijd voor een doelgroep die toch al moeite heeft om het hoofd boven water te houden qua werkuren. Zo concludeerde de groep ook dat de ontwerpvraag niet altijd 'juist' is, er zijn bijvoorbeeld politieke overwegingen en verborgen agenda's die een rol spelen. Het geleverde instrument wordt daarom niet gebruikt (in de voorbeelden die zij bespraken). Meerwaarde creëren via social design begint dus met het formuleren van de 'juiste' vraag en een methode die deze zou kunnen ondersteunen.
Break-out 2 with Lotte de Haan and Aurore Brard - Positioning the initiative in the ‘real world.’
Lotte and Aurore discussed internal and external communication, addressing the question of how to balance confidence and adaptability during the implementation process. The first takeaway is about the importance of setting expectations early on with the partners/client organisation. An essential role of the designers is to make the potential of the initiative graspable for the other parties to create motion: what could it mean, who could benefit from it, how would it look etc. This step is repeated all along the process to get everyone onboard. This even happens before the collaboration started to motivate the collaboration. The challenge is to balance in this communication the certainties and adaptability. Another discussion point was about how to communicate a social design initiative to be able to embed it in the organisation. When ‘selling’ a social design initiative it is important to position the process the initiative is offering. This means spending time on mapping the service/system itself, creating good visual narratives with the participants that demonstrate the value it adds for them, and creating a positive buzz around the initiative, but also too much so it doesn't overpromise. And finally, there were discussions about how to deal with changes in people within the partnering organisation. Having more than one contact person at different levels can be helpful, and working towards securing long-term budgets could protect continuity.
Break-out 3 met Noor Bootsma en Shay Raviv - Collectieve reflectie op de 'Beyond Project' mindset.
Deze break-out sessie gebruikte de oefening Do More, Do Less, Do Same om de verschuiving te bespreken die nodig is in de ontwerppraktijk om verder te gaan dan projecten. Er werden enkele belangrijke punten genoemd rond sociale designpresentatiemomenten in tentoonstellingen of evenementen. Ontwerpers zouden presentaties minder kunnen benaderen als eindmomenten waarin ze proberen iets perfect en klaar te laten zien, maar zich meer kunnen richten op het delen van een lopend proces bij de presentatie van het initiatief. Het presenteren van de methode en het proces is essentieel om een gevoel van continuïteit te geven. Ook kan het nuttig zijn de presentatie te zien als een moment van samenwerking, en niet als de enige maker van het initiatief. Dit kan helpen om de energiedaling na eindpresentaties te voorkomen. Een andere les was dat ontwerpers zich meer zouden kunnen richten op het expliciet maken van de rollen binnen het initiatief, en die zouden kunnen ontwerpen. Rollen creëren die niet alleen voor de ontwerper zijn, maar ook door andere professionals gedragen kunnen worden. In het tweede deel van de sessie oefende de groep hoe te denken over het onderhoud van een social design initiatief, door het te vergelijken met het onderhoud van alledaagse dingen. Deze oefening leek een goede methode om te oefenen met projectteams, omdat het een andere manier van denken naar voren brengt die kan bijdragen aan de 'Beyond Project'-mentaliteit.
Break-out 4 met Justine Kontou en Pien Boekholtz (What If Lab) - Welke factoren aan het begin van een collaboratief ontwerpproces kunnen van invloed zijn op een succesvolle implementatie en continuïteit van een project?
In deze sessie werden door de groep veel factoren in het ontwerpproces genoemd die de implementatie van het project positief of negatief kunnen beïnvloeden. Een belangrijk punt was de 'pilot-paradox': ontwerpers moeten niet langer een concept opleveren of overdragen, maar altijd tot op zekere hoogte betrokken blijven bij de stappen naar verdere ontwikkeling of implementatie. Maar dan bijvoorbeeld meer in de rol van orchestrator/ adviseur/ bemiddelaar/ verbinder van verschillende partijen en disciplines. Een andere takeaway ging over het belang van communicatie voor en met stakeholders - ook met stakeholders die in de beginfase nog niet betrokken zijn, maar voor de verdere ontwikkeling wel nodig zijn - op te zoeken en te betrekken. En in dat verband om co-creatie met belanghebbenden op sleutelmomenten van het proces vorm te geven, waarbij wordt toegewerkt naar gedeeld eigenaarschap door hen er vanaf het begin bij te betrekken. Ten slotte kan het nuttig zijn om richtlijnen/eisen en KPI's voor het initiatief te verduidelijken, evenals wat de gevolgen zijn, zodat alle betrokkenen dezelfde intenties hebben.
Break-out 5 met Ezri Williams (Studio ink.) - Hoe pak je de implementatie van social design initiatieven binnen overheidsinstellingen aan?
De groep die met Ezri werkte verdiepte zich in de implementatie binnen het overheidsdomein. De concluderende inzichten waren dat bij het werken met innovatie en gemeenten (wat soms een uitdaging kan zijn) de beste aanpak zou zijn om te kijken naar wat realistisch en haalbaar is. Bovendien moeten ontwerpers in gedachten houden dat het doel is een maatschappelijke verandering teweeg te brengen, ook al is het in eerste instantie een kleine verandering. De groep besprak ook de uitdaging van gemeenten die niet zo ontvankelijk zijn voor innovatie. De belangrijkste conclusie van het gedachte-experiment was dat het waarschijnlijk het beste is om eerst te werken met organisaties die al bereid zijn om innovaties door te voeren. Zodat zij een voorbeeld kunnen zijn voor anderen, wat vooral relevant is in het landschap van overheidsorganisaties zoals gemeenten.
Break-out 6 met Jan Belon - De trein gaat, maar waarheen? Verkenning van de mogelijkheden en uitdagingen van het omzetten van initiatieven in actie.
In deze sessie bespraken we manieren om transitie en eigendomsoverdracht onderweg in te bedden. Zo zou het werken aan zogenaamde transitie-instrumenten een stap kunnen zijn om eigenaarschap expliciet te bespreken, maar ook het meten en communiceren van je impact kan een manier zijn om te laten zien dat het project daadwerkelijk "werkt". Anderzijds bespraken we enkele klassieke valkuilen van de houding van de ontwerper: enthousiast erin duiken en initiatief nemen kan een sfeer creëren waarin je afhankelijkheid en een relaxte houding bij je partners creëert, omdat de ontwerper het toch wel oplost. Een andere valkuil heeft te maken met de onderwijsvorm die in Shay's plenaire talk werd genoemd: de meeste ontwerpers zijn opgeleid om aan korte projecten te werken, waardoor ze gaandeweg hun aandacht en interesse verliezen. Soms heeft een project wat meer tijd en liefde nodig voordat je het kunt overdragen. Het voorbeeld van Fysiek Fabriek, dat een paar jaar duurde, was een goed voorbeeld.
Een gedeelde urgentie voor deze discussie
Terugkijkend op dit evenement is het duidelijk dat sociale ontwerpers de behoefte delen om deze discussie voort te zetten. Veel ontwerpers herkenden veel van de problemen die tijdens het evenement werden gedeeld met initiatieven die op de plank blijven liggen. Daarom zijn dergelijke evenementen belangrijk voor de gemeenschap. Bovendien lijkt het voor de Social Design Showdown vruchtbaar om leermomenten rond implementatie te creëren die een meer conceptueel, filosofisch en reflectief discours combineren met praktische en toegepaste gesprekken. Op die manier kunnen we ons denken over duurzame continuïteit uitdagen, maar ook grip krijgen op hoe en op welke manier we kunnen werken aan Beyond Projects.
Benieuwd naar de foto’s die zijn gemaakt tijdens het event?
Bekijk de foto’s door te klikken op de onderstaande link!
https://drive.google.com/drive/folders/1x2zImuW7RlcTxTdYqeGVr2XSAOLmARaH?usp=share_link
English version
How could we go Beyond Projects?
In recent decades designers have gained more credibility in their ability to tackle complex societal challenges. Large partnerships have emerged in projects for the common good, in which designers are also involved. However, we observe that only a few concepts survive the test of time.
Where do impact and implementation meet? Which approaches to implementation and continuity could we identify? And what could we learn from initiatives that are currently being implemented? These are some of the questions we addressed during the 12th edition of Social Design Showdown, hosted by New Metropolis Amsterdam. This event was a moment of knowledge sharing, reflection and exchange. It derives from several research trajectories into implementation and sustainability in the social design field. It was organised in collaboration with Shay Raviv, as part of the research project ‘Beyond Projects’, in collaboration with What If Lab, Social Design Showdown, and Studio The Anderen, supported by the Creative Industries Fund NL.
Plenary Program Recap
Design researchers Shay Raviv and Noor Boostma kicked off the event by going deeper into learnings from their ongoing research. Their presentation started with addressing critical questions about continuity and making explicit the current issue the sector faces - many projects remain ideas with great potential but do not get further realized and implemented. They then shared the setup of the research and the parties involved. In their presentation, they gave a brief overview of their main findings based on the structure of the essay they are currently working on. They shared four ways of understanding implementation as an ongoing process (realization, transformation, actualisation and maintenance). These four understandings address the question of what we mean when we say implementation of social design. From there, they continued to share key barriers towards implementation, based on cases and interviews with designers. Through these barriers, they discussed why many initiatives struggle in going beyond projects. For example, they explained how design education is based on short-term projects which educate designers to quickly move on to the next. Finally, they shared the five approaches towards continuity which they concluded from the research: embedded, independent, in-house, methodological and place-based. These approaches refer to the entity the designer or the initiative takes on when transitioning towards implementation and could apply to different outputs and types of initiatives. By being aware of the approaches from the beginning of the project, Shay and Noor hope designers and their partners could overcome some of the barriers towards sustainable implementation that initiatives currently phase. The essay Beyond Projects will be published online beginning of March.
Gerdine van Ramshorst, change management consultant at the Agis Innovation Fund, shared the lessons from the impact study of the Chronicle Health grant. Looking back on this two-year program in collaboration with the Creative Industries Fund NL, Gerdine discussed their approach to impact evaluation. She shared the insights gained regarding the added value of working with designers on issues around health. Gerdine highlighted the importance of the collaborative design process, which was perceived as highly valuable by the partners of the designers. Furthermore, she shared the preliminary lessons learned about sustainability in social design initiatives. Gerdine offered a useful model she developed for mapping the value of social design initiatives, even in the early phase of the development process. Through this tool, she advises designers to make the initiative’s value explicit, to get their stakeholders on board for the next phase. Finally, Gerdine added several points on what can enable continuity and implementation, such as stretching skills, practising patience, and building a strong network around the initiative.
Lotte de Haan shed light on the process of embedding Fysiek Fabriek within the healthcare organisation Focus. She started with a brief introduction of the initiative, which she developed with Aurore Brard, and the trajectory they have been immersed in since they started with Fysiek Fabriek. Lotte took the public through their approach towards embedded implementation, the steps that were taken, the challenges and the state of affairs. Lotte highlighted the importance of advocating for the initiative internally and externally by initiating moments of exchange and finding ambassadors for the initiative. She also shared the different ways in which they established mutual ownership of Fysiek Fabriek with Fokus. She pointed out the importance of visually documenting your design process.
Her story gave a very practical perspective on what implementation could mean, the different actions involved in the process and what designs should take in mind when starting a new initiative with the ambition to embed it in an organisation.
Breakout sessions' key takeaways
After the plenary part, we continued to work in small groups during the offline and online breakout sessions. These were the breakout sessions and the key takeaways from each:
Break-out A: with Gerdine van Ramshorst - How to make the value of social design initiatives explicit?
Gerdine shared a model for mapping the value of a social design initiative, as a way to make an impact explicit. This model aims to align with the open nature of design processes. In this breakout session, the group discusses that unpredictable results of an initiative (an aspect of Gerdine’s impact mapping tool) can also be negative. In that case, the design method is then actually not aligned with the social question. For example; the method takes too much time for a target group that is already struggling to keep their heads above water in terms of working hours. That is how the group also concluded that the design question is not always 'correct', there are e.g. political considerations and hidden agendas that play a role. The delivered tool is therefore not used (in the examples they discussed). So creating added value through social design starts with formulating the 'right' question and a method that could support it.
Break-out B with Lotte de Haan and Aurore Brard - Positioning the initiative in the ‘real world.’
Lotte and Aurore discussed internal and external communication, addressing the question of how to balance confidence and adaptability during the implementation process. The first takeaway is about the importance of setting expectations early on with the partners/client organisation. An essential role of the designers is to make the potential of the initiative graspable for the other parties to create motion: what could it mean, who could benefit from it, how would it look etc. This step is repeated all along the process to get everyone onboard. This even happens before the collaboration started to motivate the collaboration. The challenge is to balance in this communication the certainties and adaptability. Another discussion point was about how to communicate a social design initiative to be able to embed it in the organisation. When ‘selling’ a social design initiative it is important to position the process the initiative is offering. This means spending time on mapping the service/system itself, creating good visual narratives with the participants that demonstrate the value it adds for them, and creating a positive buzz around the initiative, but also too much so it doesn't overpromise.
And finally, there were discussions about how to deal with changes in people within the partnering organisation. Having more than one contact person at different levels can be helpful, and working towards securing long-term budgets could protect continuity.
Break-out C with Noor Bootsma and Shay Raviv - Collective reflection on the ‘Beyond Project’ mindset.
This breakout session used the exercise of Do More, Do Less, Do Same, to discuss the shift needed in the design practice to go beyond projects.
Some key points were mentioned around social design presentation moments in exhibitions or events. Designers could approach presentations less as end-moments in which they try to show something perfect and ready, but rather, focus more on sharing an ongoing process when presenting the initiative. Presenting the method and the process is key in giving a sense of continuity. Also, it can be helpful to see the presentation as a collaborative moment, not standing as the only maker of the initiative. This could help with preventing the energy drop after final presentations. Another takeaway was that designers could focus more on making the roles within the initiative explicit, and design those. Creating roles that are not only for the designer but could be carried by other professionals. In the second part of the session, the group exercised how to think about the maintenance of a social design initiative, by comparing it to the maintenance of everyday life things. This exercise seemed to be a good method to practice with project teams, as it brings forward a different way of thinking which could contribute to the ‘Beyond Project’ mindset.
Break-out 4 with Justine Kontou and Pien Boekholtz (What If Lab) - Which factors at the beginning of a collaborative design process may influence a successful implementation and continuity of a project?
In this session, many factors in the design process were mentioned by the group which could positively or negatively influence the implementation of the project. One key point was about the ‘pilot paradox’: designers should shift from delivering or handing over a concept, but always remain involved to a certain extent in the steps towards further development or implementation. But then, for example, more in the role of orchestrator/ advisor/ mediator/ connector of different parties and disciplines. Another takeaway was about the importance of communication for and with stakeholders – also with stakeholders who are not yet involved in the initial phase, but who are necessary for further development – to seek out and involve them. And in that regard, to design co-creation with stakeholders in key moments of the process, working towards shared ownership by involving them from the start. Finally, it could be helpful to clarify guidelines/requirements and KPIs for the initiative, as well as what the consequences are, so everyone involved shares similar intentions.
Break-out 5 with Ezri Williams (Studio ink.) - How to approach the implementation of social design initiatives within government agencies?
The group that worked with Ezri delved into implementation within the governmental public sector domain. The concluding insights were that when working with innovation and municipalities (which can be challenging at times), the best approach would be to look at what is realistic and feasible. In addition, designers should keep in mind that the goal is to make social change, even if it is a small change at first. The group also discussed the challenge of municipalities that are not so receptive to innovation. The main takeaway from the thought experiment here was that it is probably best to focus on working with organisations that are already willing to implement innovations first so that they can set an example for others to follow, which is especially relevant in the landscape of governmental organisations such as municipalities.
Break-out 6 with Jan Belon - The train is going but where to? Exploring the possibilities and challenges of transitioning initiatives into action.
In this session, we discussed ways of embedding transition and transfer of ownership along the go. For E.g. working on so-called transition tools could be aan step to explicitly discuss ownership, but also measuring and communicating your impact can be a way to show that the project actually “works”. On the other hand, we discussed some classic pitfalls of the designer attitude: diving in enthusiastically and taking initiative can create an atmosphere where you create dependency and a laid-back attitude with your partners, because the designer will fix it anyway. Another pitfall relates to the educational format mentioned in Shay’s plenary talk: most designers are trained to work on short projects, also losing their attention and interest along the way. Sometimes a project needs some more time and love before you can transfer it. The Fysiek Fabriek example, which took a few years, was a good example.
A shared urgency for these discussions
Finally, looking back at this event, it is clear that social designers share the need to continue this discussion. Many designers recognised a lot of the issues shared during the event with initiatives staying on the shelf. Therefore such events are important for the community. Furthermore, for the Social Design Showdown it seems fruitful to create learning moments around implementation which combine a more conceptual, philosophical, and reflective discourse, with practical and applied conversations. In that way, we can challenge our thinking about sustainable continuity, but also gain a grip on how and in what way we can work towards Beyond Projects.
Curious about the pictures that were made during the event?
You van view the pictures with the link below!
https://drive.google.com/drive/folders/1x2zImuW7RlcTxTdYqeGVr2XSAOLmARaH?usp=share_link
Watch the event here!
Social Design Showdown | Beyond Projects | Event 12 | donderdag 8 december 2022